Правила написания пресс-релизов

Структура

Пресс-релиз строится по определенной схеме, включающей в себя:

1. Информацию о фирме.
2. Контакты.
3. Заголовок.
4. Вступительный абзац.
5. Основной текст.

К пресс-релизу может быть присоединен отзыв клиента о проведенной работе и оказанных услугах.

Информация о фирме

• название,
• город,
• описание деятельности (услуг)

Последнее самое трудное. В одном – двух предложениях, длинна которых не превышает 300 знаков с учетом пробелов, нужно описать всю деятельность фирмы. Поэтому не пытайтесь объять необъятное. Сделайте акцент именно на том, что действительно важно применительно к данному пресс-релизу. Укажите те сведения, которые будут интересны пользователям, читающим вашу статью.

Контакты

Имя и фамилия либо автора пресс-релиза, либо лица, который может дать дополнительную информацию, номер его телефона (с кодом города), адрес электронной почты.

Если кто-то указан в качестве контактного лица, то предполагается, что этот человек имеет право и возможность отвечать на все вопросы, задаваемые по содержанию публикации. Поэтому убедитесь в компетентности своего сотрудника, а также в готовности давать грамотные комментарии.

Заголовок

Задача заголовка – создать представление о содержании пресс-релиза до того, как человек прочитает основной текст. Главная его задача – убедить читателя в том, что эта информация интересна и ее стоит просмотреть. В заголовке должна быть квинтэссенция статьи – одна основная новость. Он рассказывает о самых важных аспектах, самых важных фактах, и не включает в себя преувеличений и иносказаний.

Выгодно выглядят в заголовках:

• цифры, результаты внедрения,
• названия программных продуктов,
• названия фирм, в которых проведено внедрение.

Вступительный абзац

Эта часть расширяет сведения, данные в заголовке, дает им обоснование и объяснение. В одном – двух предложениях вам нужно передать читателю основные идеи. Вам нужно сосредоточится на основной теме, а все другие детали привести ниже – в основном тексте. Потом прочитайте результат, вычеркните все, что может переключить внимание пользователя на посторонние понятия.

Существуют два типа вступительных абзацев. Первый – это как бы подведение итогов, где все основные сведения сведены в несколько предложений. Второй тип – описательный. Его цель – вызвать интерес читателя. Это своего рода приманка, она должна заставить перейти к основному тексту в поисках дополнительной информации. Вступительный абзац не должен содержать ответы на все без исключения вопросы. Это функция основного текста.

Особенности вступительного абзаца:

• Фразы должны быть повествовательными, желательно без придаточных предложений, причастных и деепричастных оборотов.
• Весь абзац не должен занимать более пяти строк на экране компьютера (600 знаков с учетом пробелов). Предложения длиной более трех строк придется переделать.
• Не стоит употреблять предлоги в начале вступительного абзаца.
• Избегайте случайных рифм.

Вступительный абзац в сжатой форме содержит информацию, которая развивается в последующем тексте.

Основной текст

По структуре напоминает перевернутую пирамиду. То, что выше – то важнее. Если текст с первых строк не сможет заинтересовать читателя – его не будут смотреть дальше, а, следовательно, результат публикации не будет достигнут. После написания первых предложений, постепенно добавляйте информацию, пока данные не будут исчерпывающие.

Нужно, чтобы вопрос, обсуждаемый в пресс-релизе, был представлен в естественном развитии, с плавным и логичным переходом от одной мысли к другой.

Стиль пресс-релиза должен учитывать особенности аудитории. Текст не должен содержать определений, понятных только сотрудников вашей фирмы, жаргонных словечек, узкоспециальных терминов. Перед публикацией материала дайте его прочитать человеку «со свежим взглядом», который поможет вам найти повторы, лишние слова, словосочетания или предложения.

После окончания написания текста оцените, достаточно ли фактов и хорошо ли сформулированы доказательства тезисов. Не будет ли читатель сомневаться в каких-либо утверждениях, не подкрепленных достаточной аргументацией.

И самое главное – проверьте текст на ошибки. Уважайте тех, кто будет вычитывать его после вас. Цените их время и силы. Автор текстов с грамматическими и синтаксическими ошибками не вызывает симпатии. А фирма, в которой он работает – доверия.

К пресс-релизу может быть приложен отзыв клиента о проведенной работе и оказанных услугах.

Стилистика

• Предложения должны быть короткими (15-20 слов) и легко читаемыми. Сложные предложения разбейте на простые, постарайтесь как можно меньше использовать придаточных предложений. Не составляйте громоздкие фразы.
• Одна мысль – один абзац. Не запихивайте несколько понятий в один раздел.
• Соблюдайте логику повествования, не перескакивайте с одного факта на другой. Текст должен течь плавно и понятно.
• Все факты и события должны соответствовать приведенному описанию. Не перепутайте названия разделов и их содержание.
• Будьте убедительны, не давайте общих описаний: «множество достижений», «великолепные результаты» ничего не говорят читателю. Если можете – приведите конкретные цифры и факты. Если не можете – совсем откажитесь от примера.
• Постарайтесь не давать собственные оценки тому, о чем рассказывайте. Это за вас сделает читатель.
• Используйте лаконичный репортерский стиль написания. Избегайте призывов и рекламных фраз.
• Информативность – это главное!