Под госсектором мы рассматриваем государственных (федеральных и субъектов федерации) и муниципальных заказчиков, закупки которых осуществляются за счет бюджетов всех уровней.
- Бюджетополучатели
- Распорядители
- Главные распорядители
Бюджетополучатели: в результате перехода на новый план счетов и казначейскую систему исполнения бюджета значительно увеличилось количество финансовых и бухгалтерских документов. Теперь нужно обладать необходимыми навыками и знаниями для того, чтобы грамотно заполнить документы, и в точный срок представить пакет документации в казначейство. Это создает необходимость внедрения новых информационных систем, автоматизирующих документооборот и сводящих к минимуму возможные ошибки, ускоряют процесс рассмотрения «финансовых грамот».
Сегодня автоматизация деятельности бюджетополучателей чаще всего приравнивается к автоматизации бухгалтерского учета. Но это не верно, поскольку круг задач значительно шире: взаимодействие с казначейством, документооборот с главными распорядителями, планирование и учет бюджетных обязательств.
Распорядители: наиболее серьезно вопросы автоматизации стоят перед финансовыми органами, занимающимися планированием бюджетов и контролем их исполнения. Ежедневно обрабатывается огромный поток документации. Проведение качественного анализа поступающей информации невозможно без использования информационных систем.
Перед началом реализации проекта необходимо ответить на следующие вопросы:
- кто будет использовать систему,
- какие задачи будут решаться с ее помощью,
- на какой технологической и методологической платформе она должна быть реализована,
- каким образом приобретаемое ПО будет взаимодействовать с другими системами,
- как будет развиваться система,
- определить стоимость программного обеспечения, внедрения и владения программой,
- ожидаемый эффект от внедрения системы.
В вопросах автоматизации недостаточная информированность приводит к тому, что принимаемое решение может стать неэффективным – или слишком много средств потрачено или необходимый результат не получен.
Аргументации при переговорах
Многие бюджетные организации имеют компьютерное оборудование, но его практическое применение ограничивается, в основном, подготовкой документов с помощью текстовых и табличных редакторов. Без соответствующего программного обеспечения, компьютерная техника не реализует всех своих возможностей.
Цели внедрения автоматизированных систем:
- Обеспечение эффективного принятия и исполнения решений. Передача ключевым лицам, принимающим решения, полной, оперативной и удобной для использования информации. Главное – создание и поддержка единого информационного пространства, интегрирующего все внутренние данные.
- Автоматизация рутинных операций, повышение производительности труда и внедрение систем контроля исполнения.
- Налаживание информационного взаимодействия между подразделениями организации, нередко расположенными в различных регионах.
Требования к системе
- ограниченный бюджет
- необходимость сохранения средств, ранее вложенных в информационные системы
- защита информации в соответствии с действующими законами о государственной тайне
- использование лицензионного ПО
Результаты внедрения
Автоматизация управления организацией:
- Создание комплексной информационной системы, позволяющей собрать, обработать и проанализировать информацию. Содержание: деятельность организации в целом, работа подразделений, выполнение обязанностей отдельными специалистами. Использование данных для управления организацией
- Организация документооборота
- Снижение времени и сил, потраченных специалистами бюджетного учреждения на «бумажную» работу
- Усиление контроля над исполнением распоряжений руководства
- Снижение количество ошибок и, соответственно, времени для их исправления
- Налаживание обмена документами между подразделениями организации
Автоматизация работы планового отдела:
- расчет бюджетов для различных условий
- определение потребности в дополнительных средствах
- определение целевых показателей деятельности организации и отделов
- сбор и анализ фактических управленческих данных
Автоматизация работы бухгалтерии:
- контроль лимитов бюджетных средств
- учет финансирования, фондов и средств целевого назначения
- контроль операций по лицевым счетам, открытым в казначействе и кредитных организациях
- контроль над фактическими расходами
- расчеты с родителями за содержание и питание детей в детских учреждениях
- расчеты за платные образовательные услуги
Автоматизация работы расчетного отдела, ведение кадрового учета, составление штатного расписания:
- ведение штатного расписания
- назначение доплат и надбавок
- назначение окладов по должностям
Автоматизация отдела по управлению материальными ресурсами:
- учет оборудования, малоценных предметов, материальных запасов
- контроль за драгоценными материалами
- учет продуктов питания
- учет обмундирования, спецодежды и обуви
